Strona główna / Wpisy / Organizujesz firmowy event? – tych błędów nie popełniaj!

Organizujesz firmowy event? – tych błędów nie popełniaj!

Organizacja eventów firmowych wiąże się z wieloma działaniami, które powinny być z sobą idealnie sprzężone. To proces żmudny, wymagający pilnowania terminów i przemyślanej logistyki. Nic więc dziwnego, że nawet najbardziej doświadczonym firmom eventowym zdarza się popełnić błędy, nie mówiąc już o osobach, które nigdy wcześniej nie organizowały żadnej firmowej imprezy. Na szczęście większościom potknięć da się szybko zaradzić bez szkody dla całego wydarzenia. Są jednak błędy, które mogą doprowadzić do niepowodzenia całego przedsięwzięcia. O tym, których lepiej nie popełniać, dowiecie się z dzisiejszego artykułu.

Nierespektowanie potrzeb klienta

To pierwszy i najpoważniejszy błąd. Niektórym event managerom wydaje się, że skoro są specjalistami w swojej dziedzinie, to wiedzą lepiej, jak powinno wyglądać każde przedsięwzięcie. Zgodnie z tą zasadą nie dopytują swojego klienta o jego potrzeby, sugestie i oczekiwania, ale uparcie przygotowują imprezę według własnego scenariusza. Efekt końcowy takiego działania zazwyczaj jest opłakany. Niezadowoleni są wszyscy, zarówno klient i uczestnicy, jak i event manager, który przecież tak się starał, a znów wyszło jak zwykle.

Dlatego pamiętajmy, by przy organizacji wszelkich przedsięwzięć, najlepiej dowiedzieć się wszystkiego na temat oczekiwań organizatora, a dopiero później brać się za realizację.

Zła lokalizacja

Wybór złej lokalizacji może położyć całą imprezę. Jeśli goście będą mieli problem z dotarciem, to nawet najpiękniejszy lokal nie zrekompensuje im konieczności kluczenia w poszukiwaniu właściwego miejsca. Spóźnieni goście będą w takiej sytuacji już na wstępie podirytowani, co z pewnością wpłynie na dalszy przebieg eventu. Wybierajmy więc sprawdzone miejsca, do których łatwo dojechać i które spełniają oczekiwania co do wielkości i wszelkiego zaplecza organizacyjnego.

laptop-3087585_1280

Nieprawidłowy harmonogram

Wydaje się, że impreza jest dopięta na ostatni guzik, ale kiedy evnet rusza, wszystko zaczyna się rozjeżdżać. To najgorszy koszmar każdego evnet managera. Winę za to ponosi źle przygotowany harmonogram, w którym nie uwzględniono wypadków losowych czy dodatkowego czasu dla uczestników, prelegentów i innych występujących. Jeśli to naprawdę duże przedsięwzięcie, warto przeprowadzić próbę generalną, by sprawdzić czy wszystko idzie zgodnie z planem.

Nieprawidłowy budżet

Błędy w rozpisaniu budżetu mogą słono kosztować firmę eventową. To ona bowiem będzie musiała pokryć koszty, których nie uwzględniła w ostatecznym kosztorysie przedstawionym klientowi. Warto więc zawierać w budżecie nawet najdrobniejsze sumy, bo to z nich, zazwyczaj, tworzy się na końcu spora kwota. Dobrze jest również przewidzieć dodatkową sumę na ewentualne nieprzewidziane wydatki.

Niedopatrzenie kwestii formalnych

Organizacja eventów wiąże się także ze sporą ilością umów z podwykonawcami, wystawianiem rachunków i innymi formalnościami. To wszystko zazwyczaj ciąży na głowie event managera, warto więc trzymać rękę na pulsie. Z każdym podwykonawcą należy zawierać skrupulatnie skonstruowane umowy tak, by nie okazało się, że przez jakąś lukę coś zostanie niezrealizowane. Podobnie w kwestii rozliczeń, pilnuj wykonanych przelewów. Od płatności bowiem często zależy termin realizacji usługi.

Zobacz także

candle-3306599_1280

Integracyjna impreza andrzejkowa z Dragonem!

Andrzejki zbliżają się wielkimi krokami. To dobra okazja, by zorganizować dla swoich pracowników imprezę integracyjną, która nie będzie …

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *